Afgelopen zaterdag is tijdens de Algemene Ledenvergadering door het bestuur een voorstel voorgelegd tot wijziging van de statuten van onze vereniging. Tijdens de vergadering bleek dat de meerderheid van de aanwezige leden positief gestemd is over dit voorstel. Er was echter één punt waar een meerderheid van de leden graag nog een wijziging in wil zien. Dat betreft het voorstel om een maximum van 10 machtigingen per lid voor het stemmen tijdens een ALV op te nemen in de statuten. Tijdens de vergadering werd duidelijk dat de leden dit willen houden bij maximaal 2 machtigingen per lid. Argumenten waren dat men met 10 machtigingen per lid snel een meerderheid van de stemmen zou kunnen hebben bij een ALV waar zo’n 40 a 50 mensen aanwezig zijn en dat het gevaar van stemmingmakerij en vriendjespolitiek dan op de loer kan liggen. Ook werd aangegeven dat het niet bevorderend kan zijn voor de betrokkenheid van leden als het gemakkelijker wordt om via een machtiging een stem uit te brengen. Men komt dan wellicht minder snel zelf naar een ALV toe. Verder werd opgemerkt dat bij het vastleggen van de mogelijkheid om digitaal te mogen stemmen in de statuten veel gemakkelijker wordt voor leden om te stemmen via een link en dat machtigingen daardoor minder nodig zullen zijn.
We hebben tijdens onze bestuursvergadering van 17 april samen nagedacht over hoe we nu verder gaan met de procedure. We hebben besloten dat we het aangepaste voorstel op de ALV in het najaar voor leggen ter stemming. Omdat onze volgende ALV online plaats vindt op woensdag 20 november, doen we dat tijdens een extra ingelaste (korte) ALV op zaterdag 23 november. Om te kunnen stemmen over de wijziging van de statuten dienen leden namelijk fysiek aanwezig te zijn. We hebben daarom besloten dat we in die week nog een korte tweede ALV organiseren op zaterdag 23 november. Op die dag hebben we ook een live workshop, lunch en netwerkbijeenkomst gepland. We gaan er vanuit dat daar veel van onze leden aanwezig zullen zijn. We zullen na de workshop deze korte ALV inplannen waarop gestemd gaat worden over het aangepaste voorstel voor wijziging van de statuten. Daarna zal de netwerkbijeenkomst van start gaan.
Voorafgaand aan deze ALV zullen we ook nog een online peiling organiseren om meer inzicht te krijgen in wat leden die niet bij de ALV aanwezig zullen zijn vinden van dit voorstel. Zo krijgen we meer inzicht in wat onze leden vinden van het voorstel voor deze nieuwe statuten. Mochten tijdens de korte ALV op 23 november niet voldoende leden aanwezig zijn om te stemmen (minimaal twee derde van het totaal aantal leden moet hiervoor aanwezig zijn) dan houden we conform de juridische procedure nog een (korte) tweede ALV. Deze vindt dan plaats op zaterdag 7 december om 10:00 uur. Tijdens deze ALV hoeft dan geen twee derde meerderheid van de leden meer aanwezig te zijn om te kunnen stemmen. De bestuursleden zullen op die dag hun stem uitbrengen in overeenstemming met uitslag van de online peiling die is gehouden onder de leden.
Hieronder nog kort de procedure op een rij. We vertrouwen op jouw betrokkenheid bij deze belangrijke stemming over de statuten en we vragen je daarom de data in je agenda te zetten. Ook vertrouwen we erop dat je gaat reageren op de online peiling die we in november zullen houden zodat we al voor deze ALV’s inzicht krijgen in wat jij van het voorstel vindt. We hopen op deze manier een goede oplossing te hebben gevonden om het stemmen op de wijzigingen van de statuten zo goed mogelijk te laten verlopen. We vinden het in ieder geval erg belangrijk dat we zoveel mogelijk leden bereiken om inzicht te krijgen in wat men wil.
Procedure
Oktober: Online peiling statuten
Woensdag 20 november 19:00-21:30 uur Online ALV met mogelijkheid beantwoorden van vragen over het voorstel van de statuten
Zaterdag 23 november Workshop, korte ALV om te stemmen over statuten en netwerkbijeenkomst
Zaterdag 7 december “reserve” datum mocht een tweede ALV nodig zijn om te stemmen